Bankafstemning betyder, at bankkontoen og bogføringen skal være enige. Guiden viser, hvordan du matcher banklinjer med bilag og posteringer, og hvorfor afstemning er en af de bedste måder at opdage fejl på.
Grundlæggende
Hvad er bankafstemning?
At afstemme banken er at sammenligne bankens bevægelser med regnskabets posteringer. Hvis banken viser en indbetaling fra en kunde, skal regnskabet vise, hvilken faktura den betaling hører til. Hvis banken viser en betaling til en leverandør, skal der være et bilag og en bogføring.
Banken viser, hvad der faktisk er sket med pengene. Bogføringen viser, hvad pengene betyder. Bankafstemning binder de to ting sammen.
Et konkret eksempel med tal
Du har sendt en faktura på 5.000 kr. inkl. moms. Kunden betaler 5.000 kr., og banklinjen dukker op på kontoen. Når du afstemmer, matcher du banklinjen med fakturaen, så fakturaen markeres som betalt.
Samme uge betaler du 625 kr. for kontorartikler. Banklinjen skal matches med kvitteringen, hvor 500 kr. er udgift og 125 kr. er moms. Når begge linjer er afstemt, passer banken og regnskabet bedre sammen.
Sådan gør du i praksis
- Importer eller hent banklinjer fra banken.
- Gå linjerne igennem en ad gangen.
- Match indbetalinger med åbne fakturaer.
- Match udgifter med bilag eller bogfør nye udgifter.
- Brug bankregler til faste betalinger som gebyrer og abonnementer.
- Afslut først, når der ikke er uforklarede differencer.
Hvorfor det er god bogføringsskik
Bankafstemning er en del af god bogføringsskik, fordi den gør regnskabet mere pålideligt. Du opdager glemte udgifter, dobbeltregistreringer, betalinger uden bilag og beløb, der er bogført forkert.
Et regnskab kan se pænt ud på papiret og stadig være forkert, hvis banken ikke stemmer. Derfor er afstemning ikke kun oprydning. Det er kontrol af virkeligheden.
Typiske fejl og pas på
Pas på: en banklinje uden bilag er ikke færdig bogføring. Banken viser betalingen, men ikke nødvendigvis hvad der er købt, eller hvordan momsen skal behandles.
En anden klassiker er at bogføre en faktura som betalt og senere også bogføre banklinjen som en ny indtægt. Så står indtægten dobbelt.
Hvad Argenta gør for dig
Argenta kan hente banklinjer via open banking, foreslå matches mod fakturaer, bilag og bogføring og bruge bankregler til gentagne betalinger. Du godkender forslagene, når de ser rigtige ud.
Avanceret
Gebyrer og renter
Bankgebyrer, kortgebyrer og renter har ofte ingen almindelig faktura. De kan være dokumenteret af bankens kontoudtog eller gebyroversigt. Det vigtige er, at de bogføres på en passende konto og ikke bare efterlades som uforklarede differencer.
Valuta og kursdifference
Ved betalinger i fremmed valuta kan fakturaen og bankbetalingen ende med forskellige beløb i danske kroner. Differencen kan skyldes valutakursen på fakturadatoen og betalingsdatoen. Den skal forklares i bogføringen i stedet for at blive ignoreret.
Delbetalinger
En kunde kan betale en faktura i to rater, for eksempel 3.000 kr. nu og 2.000 kr. senere. Så skal begge banklinjer knyttes til samme faktura, indtil hele beløbet er betalt.
Mange-til-en match
Nogle betalinger samler flere ting i én banklinje. En indbetaling kan dække tre fakturaer, eller en kortbetaling kan samle dagens salg. Her matcher du én banklinje mod flere posteringer eller flere posteringer mod én samlet betaling.
Hvorfor differencer opstår
Differencer skyldes ofte datoer, dobbelte posteringer, manglende bilag, gebyrer, valuta eller delbetalinger. Den rigtige løsning er at finde årsagen i dataflowet: banklinje, bilag, faktura og bogføring skal hænge sammen.
FAQ
Hvad gør jeg med en banklinje uden bilag?
Find bilaget, bed leverandøren sende det igen, eller lav et erstatningsbilag, hvis originalen reelt mangler.
Hvad er en bankregel?
En bankregel er automatisk kontering af faste betalinger, for eksempel husleje, gebyrer og abonnementer.
Hvorfor er der en difference?
Differencer opstår ofte, når betalinger mangler i bogføringen, er bogført dobbelt, har forkert dato eller består af gebyrer, renter eller delbetalinger.
Skal kassekredit også afstemmes?
Ja. Alle bankkonti, også kassekredit og konti med negativ saldo, skal afstemmes med regnskabet.
Argenta henter banklinjer automatisk og hjælper dig med at matche dem til regnskabet.