En faktura er dit krav på betaling og kundens bilag for købet. Guiden forklarer, hvad fakturaen skal indeholde, hvordan du laver den i praksis, og hvilke nuancer du skal kende, når salget ikke er helt enkelt.
Grundlæggende
Hvad er en faktura?
Når du sender en faktura, siger du til kunden: du har købt dette, og her er beløbet, du skal betale. For dig dokumenterer fakturaen en indtægt. For kunden er den et bilag, der dokumenterer en udgift.
En faktura er derfor mere end en høflig betalingsbesked. Den er en del af regnskabets transaktionsspor, og den skal kunne forstås af både kunden, dit bogføringssystem og en eventuel kontrol senere.
Et konkret eksempel med tal
Du sælger rådgivning for 4.000 kr. ekskl. moms. I Danmark er momsen normalt 25 %, så du lægger 1.000 kr. oveni. Kunden skal betale 5.000 kr. i alt. I dit regnskab bliver 4.000 kr. salg, og 1.000 kr. bliver salgsmoms, som du senere afregner.
Hvis kunden betaler 5.000 kr. i banken, kan betalingen matches mod fakturaen. Så kan du se, at fakturaen ikke længere er åben, og at momsen stadig skal med i momsopgørelsen.
Lovkrav til en fuld faktura
Momsbekendtgørelsen kræver, at en almindelig fuld faktura viser de centrale oplysninger om salget. Det omfatter fortløbende fakturanummer, fakturadato, sælgers navn, adresse og CVR-nummer, købers navn og adresse, beskrivelse og mængde, momsgrundlag, momssats og momsbeløb.
Vigtigt: fortløbende fakturanumre betyder, at fakturaerne skal komme i en ubrudt rækkefølge. Hullerne er svære at forklare bagefter.
Sådan laver du fakturaen i praksis
- Vælg kunden, og tjek navn, adresse og eventuelt CVR.
- Skriv tydelige varelinjer: hvad er solgt, hvor meget og til hvilken pris.
- Kontroller momssats og momsbeløb.
- Angiv betalingsfrist, for eksempel netto 8, 14 eller 30 dage.
- Send fakturaen og gem den som en del af bogføringen.
- Match kundens betaling, når pengene kommer ind på banken.
Typiske fejl og pas på
Pas på: uklare varelinjer, manuelt ændrede fakturanumre og forkert moms er klassiske fejl. Skriv hellere lidt for tydeligt end lidt for kort.
Hvis en faktura først er sendt og bogført, bør den ikke bare ændres i stilhed. En nedsættelse eller annullering dokumenteres med en kreditnota.
Hvad Argenta gør for dig
Argenta giver fakturaer fortløbende numre, hjælper med de krævede oplysninger og beregner momsen på linjerne. Du kan sende fakturaen som PDF eller e-faktura, og når kunden betaler, kan betalingen indgå i bankafstemningen.
Avanceret
Forenklet faktura
Ved salg under 3.000 kr. kan en forenklet faktura være tilladt. Den har færre oplysninger end en fuld faktura, men den skal stadig kunne dokumentere salget og momsen. Den er typisk relevant ved mindre kontantsalg eller enkle salgssituationer.
Rykkere og gebyrer
Hvis kunden ikke betaler til tiden, kan du først sende en venlig påmindelse. Derefter kan du sende rykkere med gebyr. Rykkergebyret kan være 100 kr., du kan højst sende 3 rykkere med gebyr, og der skal være mindst 10 dage mellem hver rykker.
Udenlandsk salg og omvendt betalingspligt
Ved visse salg til udlandet skal fakturaen behandles anderledes end et almindeligt dansk salg med 25 % moms. Omvendt betalingspligt betyder kort sagt, at køberen beregner og afregner momsen i sit land. Det kræver særlig tekst og korrekt momshåndtering på fakturaen.
A conto og delfakturering
Ved større opgaver kan du fakturere i rater. En a conto-faktura er en foreløbig faktura for en del af arbejdet, mens delfakturering deler et projekt op i flere fakturaer. Det vigtigste er, at hver faktura er tydelig om, hvad den dækker.
FAQ
Må jeg skrive fakturaer i Word eller Excel?
Det frarådes. Du skal selv styre fortløbende fakturanumre, moms og lovkrav manuelt. Et bogføringssystem gør sporbarhed og dokumentation langt mere sikkert.
Hvad skal en fuld faktura indeholde?
Den skal blandt andet vise fortløbende fakturanummer, dato, sælgers navn, adresse og CVR, købers navn og adresse, beskrivelse, momsgrundlag, momssats og momsbeløb.
Hvad hvis kunden ikke betaler?
Start med en venlig påmindelse. Derefter kan du sende rykkere efter reglerne: højst 3 rykkere med 100 kr. i gebyr og mindst 10 dage mellem hver.
Kan jeg rette en sendt faktura?
Ikke ved bare at ændre eller slette den gamle faktura. Hvis en sendt faktura skal annulleres eller nedsættes, bruger du en kreditnota.
Argenta laver fakturaer med korrekt nummerering, moms og betalingsoverblik fra start.