En kreditnota er en omvendt faktura, der annullerer eller nedsætter en faktura, du allerede har sendt. Guiden forklarer, hvordan du retter uden at slette historikken.
Grundlæggende
Hvad er en kreditnota?
En kreditnota ligner en faktura, men den går den modsatte vej. Hvor fakturaen siger, at kunden skylder dig penge, siger kreditnotaen, at hele eller dele af fakturaen skal trækkes tilbage.
Den bruges, når en sendt faktura skal rettes nedad: en vare returneres, en pris var forkert, kunden får et afslag, eller købet annulleres.
Et konkret eksempel med tal
Du har sendt en faktura på 10.000 kr. ekskl. moms plus 2.500 kr. moms. Kunden får bagefter et prisnedslag på 2.000 kr. ekskl. moms. Du laver en kreditnota på 2.000 kr. plus 500 kr. moms, altså 2.500 kr. i alt.
Efter kreditnotaen er det reelle salg 8.000 kr. ekskl. moms, og den tilhørende moms er 2.000 kr. Kreditnotaen viser præcist, hvordan du kom fra det oprindelige beløb til det nye.
Hvorfor ikke bare slette fakturaen?
Fakturanumre skal være fortløbende. Hvis du sletter en faktura, kan der opstå et hul i rækken, og det bliver uklart, hvad der skete. Kreditnotaen bevarer transaktionssporet: først blev der faktureret, derefter blev der rettet.
Kort sagt: du retter ikke historikken ved at fjerne den. Du retter den ved at dokumentere rettelsen.
Sådan gør du i praksis
- Find den oprindelige faktura.
- Afgør om hele fakturaen eller kun en del skal krediteres.
- Lav kreditnotaen med tydelig reference til fakturaen.
- Tjek at moms og beløb følger den oprindelige faktura.
- Send kreditnotaen til kunden.
- Match en eventuel tilbagebetaling i bankafstemningen.
Typiske fejl og pas på
Pas på: en kreditnota skal sendes til kunden. Den retter ikke kun dit eget regnskab, men også kundens bilag, omkostning og moms.
Undgå også at kreditere med en anden momssats end den oprindelige faktura, medmindre der er en konkret grund. Kreditnotaen skal rette den samme type salg, som fakturaen dokumenterede.
Hvad Argenta gør for dig
I Argenta kan du lave en kreditnota direkte fra fakturaen. Systemet bevarer forbindelsen til den oprindelige faktura, håndterer beløb og moms og lader dig sende kreditnotaen som PDF eller e-faktura.
Avanceret
Delkreditnota
En delkreditnota bruges, når kun en del af fakturaen skal rettes. Det kan være én varelinje, en rabat eller en delvis returnering. Den oprindelige faktura bliver ikke annulleret helt, men dens samlede virkning bliver nedsat.
Kreditering på tværs af perioder
Nogle gange sendes kreditnotaen i en senere moms- eller regnskabsperiode end fakturaen. Det ændrer ikke på dokumentationskravet: både faktura og kreditnota skal gemmes, og rettelsen skal fremgå i den periode, hvor kreditnotaen bogføres.
Moms-tilbageførsel
Når salget nedsættes, nedsættes den tilhørende salgsmoms også. Kreditnotaen tilbagefører derfor både omsætning og moms. Hvis kunden har brugt fakturaen til købsmoms, bruger kunden kreditnotaen til at rette sin side.
Hvordan kunden bruger den
For kunden er kreditnotaen et bilag, der reducerer en tidligere udgift eller dokumenterer, at en gæld er nedsat. Derfor skal den sendes til kunden og ikke kun gemmes internt hos dig.
FAQ
Kan jeg kreditere en del af en faktura?
Ja. En delkreditnota nedsætter kun en del af fakturaen, for eksempel hvis kunden får prisnedslag på én varelinje.
Hvorfor må jeg ikke bare slette fakturaen?
Fakturanumre skal være fortløbende, og regnskabet skal have et transaktionsspor. Kreditnotaen dokumenterer rettelsen i stedet for at fjerne historikken.
Hvad sker der med momsen?
Momsen føres tilbage sammen med beløbet. Hvis den oprindelige faktura havde 25 % moms, skal kreditnotaen rette den tilhørende moms.
Hvordan bruger kunden kreditnotaen?
Kunden bruger kreditnotaen som bilag i sit eget regnskab, så kundens udgift og moms også bliver rettet.
Argenta laver kreditnotaer direkte fra fakturaen, så nummerering, moms og historik hænger sammen.