En e-faktura er en faktura i strukturerede data, der sendes direkte mellem systemer. Guiden forklarer forskellen på PDF og e-faktura, NemHandel, OIOUBL, Peppol og EAN/GLN-numre.
Grundlæggende
Hvad er en e-faktura?
En almindelig PDF-faktura er lavet til mennesker. Den kan læses på en skærm, men kundens system skal ofte aflæse eller indtaste oplysningerne. En e-faktura er derimod strukturerede data, som et system kan læse direkte.
I Danmark sendes e-fakturaer typisk som OIOUBL via NemHandel og kan også gå gennem Peppol. Det betyder, at fakturaen sendes fra dit system til kundens system via et netværk, ikke bare som en fil i en mail.
Et konkret eksempel med tal
Du sender en faktura til en kommune på 12.000 kr. ekskl. moms plus 3.000 kr. moms. I stedet for at sende en PDF til en indbakke sender du en e-faktura til kommunens EAN/GLN-nummer. Kundens system modtager varelinjer, beløb, moms og betalingsoplysninger struktureret.
Det gør det lettere for kunden at godkende og betale fakturaen, fordi oplysningerne allerede ligger i det format, deres system forventer.
Hvornår skal du bruge e-faktura?
Offentlige kunder som kommuner, regioner og staten kræver e-faktura. Mange større virksomheder foretrækker det også, fordi fakturaen lander direkte i deres økonomisystem og kræver mindre manuelt arbejde.
Sådan gør du i praksis
- Spørg kunden efter EAN/GLN-nummer eller faktureringsvejledning.
- Opret fakturaen med de samme lovkrav som en almindelig faktura.
- Vælg e-faktura som sendemåde.
- Tjek at modtageren kan findes via den digitale adresse.
- Send fakturaen og gem kvittering/status sammen med salget.
Typiske fejl og pas på
Pas på: en PDF sendt pr. mail er ikke en e-faktura. Den kan være en helt fin faktura, men den er ikke struktureret system-til-system-fakturering.
Det er også almindeligt at forveksle CVR og EAN/GLN. CVR identificerer virksomheden. EAN/GLN er den digitale adresse, som især offentlige enheder bruger til fakturamodtagelse.
Hvad Argenta gør for dig
Argenta har e-faktura indbygget, så du kan sende og modtage e-fakturaer uden at bruge en separat portal. E-fakturaer hænger sammen med dine almindelige fakturaer, kreditnotaer og bogføring.
Avanceret
EAN/GLN vs. CVR
CVR-nummeret identificerer virksomheden juridisk. EAN/GLN-nummeret er en digital adresse, der fortæller, hvor fakturaen skal sendes hen. En stor organisation kan have flere EAN/GLN-numre, fordi forskellige afdelinger modtager fakturaer hver for sig.
OIOUBL-profiler kort forklaret
OIOUBL er et dansk format for elektroniske handelsdokumenter. Profiler beskriver, hvilke dokumenttyper og processer parterne kan håndtere, for eksempel faktura og kreditnota. Pointen er, at både afsender og modtager skal forstå den samme struktur.
Peppol og NemHandel
NemHandel er den danske infrastruktur for elektronisk fakturering. Peppol er et internationalt netværk og regelsæt for udveksling af elektroniske dokumenter. For dig som bruger er det vigtigste, at systemet kan finde modtageren og sende dokumentet i det rigtige format.
Modtagelse af e-fakturaer
Når du modtager e-fakturaer, kommer leverandørens faktura direkte ind i systemet som strukturerede data. Det kan spare indtastning, men du skal stadig kontrollere, at købet er rigtigt, og at bogføringen matcher bilaget.
Hvis kunden ikke kan modtage
Ikke alle kunder kan eller vil modtage e-faktura. Hvis modtageren ikke kan findes i netværket, eller kunden beder om en anden kanal, sender du normalt en almindelig faktura som PDF eller efter kundens faktureringsvejledning.
FAQ
Er en PDF pr. mail en e-faktura?
Nej. En PDF er et dokument til mennesker. En e-faktura er strukturerede data, som sendes direkte fra system til system.
Hvad er et EAN- eller GLN-nummer?
Et EAN- eller GLN-nummer er en 13-cifret digital adresse, især brugt af offentlige enheder. Det fortæller, hvor e-fakturaen skal sendes hen.
Skal offentlige kunder have e-faktura?
Ja. Offentlige kunder kræver e-faktura via NemHandel, og du skal typisk bruge deres EAN/GLN-nummer.
Hvad hvis kunden ikke kan modtage e-faktura?
Så sender du normalt en almindelig faktura som PDF eller efter kundens anvisning. E-faktura kræver, at modtageren kan findes og modtage i netværket.
Argenta har e-faktura via NemHandel indbygget, så du kan sende og modtage direkte i systemet.